¿Qué es un Cajón Inteligente?

Llamamos cajón inteligente a una máquina formada por parte eléctrica y parte mecánica que se encarga de realizar operaciones de cobro de dinero en efectivo, así como almacenar ese dinero en sus diferentes compartimentos diferenciando las monedas de los billetes.

La mayoría de los cajones inteligentes de cobro del mercado necesitan estar conectados a un tpv para poder generar las facturas simplificadas y así junto con su software de gestión recopilar todas las estadísticas de las operaciones de venta y devoluciones.

Cada día es más habitual ver que restaurantes, tiendas, panaderías, carnicerías… incorporan algún tipo de cajón de dinero inteligente en su negocio.

¿Cuáles son las ventajas de un cajón de cobro automático?

Las principales ventajas de disponer de un cajón inteligente de cobro son las siguientes:

En instalaciones en las que el cajón esta configurado de forma desatendida (es el propio cliente el que ingresa el dinero en el cajón), hace que se mejore la higiene de las manos de los empleados que atienden ya que no tienen que tocar el dinero que como bien sabemos suele incorporar mucha suciedad y bacterias. Especialmente se usa este tipo de configuración en panaderías, fruterías, carnicerías…
La detección de monedas y billetes falsos o de otros países. Todos los cajones inteligentes incorporan un sistema de detección de monedas y billetes falsos, por lo que se hace imposible que los acepte. ¿Qué pasa si aparece un billete nuevo en el mercado?, pues actualizamos la versión del cajón y solucionado.
Función de caja fuerte. El dinero entra y sale del cajón por sus respectivas bocas pero nunca esta a la vista. Una parte estará almacenada en los recicladores para usarse como cambio y otras en stackers (cajas fuerte) para su recaudación. La única forma de acceder a este dinero es a través de llaves de seguridad. Además la mayoría de cajones de autocobro tiene un sistema de anclaje y seguridad para dificultar que sea robado.
Desaparecen los cambios erróneos. Es muy habitual que la persona encargada de recibir un pago en un sistema tradicional se equivoque a la hora de devolver el cambio y normalmente suele ser en contra del negocio. Por ese motivo con un cajón inteligente desaparece los errores a la hora de las devoluciones.
Olvídate de los arqueos. Una de las funciones que mas me gusta de tener un cajón inteligente es que ya hay que olvidarse de los arqueos. En un sistema tradicional tenemos que comprobar que el dinero en efectivo cuadra con lo que nos dice el sistema tpv, pero con un cajón portamonedas y billetes inteligente todo cuadra ya que no hay errores. Esto hace que te ahorres mucho tiempo en tener que contar el dinero y hacer la caja. Es más, ya no es necesario llevarse el dinero todos los días ya que al actuar como caja fuerte puedes espaciar en varios días el tener que hacer la recaudación.

Funcionamiento de un cajón inteligente para Hostelería.

Cada día es mas habitual tener instalado este tipo de dispositivo en negocios como restaurantes, cafeterías, bares, discotecas… ya que son negocios donde hay mucho movimiento de efectivo y donde los trabajadores suelen tener acceso al dinero con bastante facilidad. Por este motivo te voy a decir que beneficio tendrás al instalar un cajón inteligente en tu restaurante.

La instalación del cajón en hostelería en la mayoría de los casos se hace de forma atendida, es decir, que es el propio empleado el que se encarga de recibir el dinero e introducirlo en el cajón.

En este caso es muy importante tener bien configurado los permisos de los operarios en el software del tpv para que no se puedan hacer borrados de líneas de tickets ni tickets completos una vez que se ha llevado la cuenta al cliente para evitar que el ticket original quede reducido en importe. De esta forma siempre te aseguras el correcto cobro total del ticket. El empleado esperará a que el cajón inteligente haga la operación y devuelva el cambio si es necesario, nunca tendrá acceso al dinero y esto es de los factores más importantes por lo que disponer de este tipo de máquinas inteligentes de cobro.

Una vez finalizada la jornada no es necesario que estés disponible físicamente para hacer el cierre de caja y el cuadre del efectivo. Se puede programar el sistema tpv para que se haga un cierre de caja ciego (el empleado encargado de hacerlo no verá los importes de venta) y puedes hacer la recaudación del dinero el día y hora que mejor te venga ya que los cajones inteligentes tienen bastante capacidad para almacenar monedas y billetes durante varios días.

¿Cuál es el mejor cajón inteligente de cobro?

Hoy en día existen en el mercado varios fabricantes de cajones inteligentes con una gran calidad de fabricación y funcionamiento, por lo que no podemos decidir cual es el mejor cajón inteligente. Además cada uno de ellos tienen características que lo hacen diferente, así que la mejor opción será la que mejor se adapte a tu negocio y presupuesto.

En Rayfer Registradoras hemos decidido comercializar el cajón inteligente Cashlogy Pos1500 del fabricante español Azkoyen por su gran calidad de fabricación, por su facilidad de uso, por su gran diseño y por su versatilidad a la hora de poder instalarlo en la mayoría de los negocios que necesitan de un cajón inteligente de cobro automático.

Sus características principales son:

Dispone de un dispensador de monedas donde se pueden introducir hasta 80 monedas mezcladas a la vez
Una entrada unitaria para los billetes donde se comprueba si es falso o no en apenas 1 segundo.
Cada moneda dispone de su propio recipiente de hasta 390 uds la de 1 céntimo o 120 uds la de 2€. A diferencia de otros cajones donde las monedas están todas juntas en el mismo recipiente, lo que hace que la devolución de la moneda correcta sea mucho más lenta.
Tiene 3 recicladores de billetes de 47 billetes cada una para almacenar los billetes que van a ser usados para el cambio (los billetes que usan para cambio serán los de 5€, 10€ y 20€).
La velocidad de validación y devolución de billetes es de aproximadamente 1 o 2 segundos y de las monedas de 3.5 monedas por segundo.
En cuanto a la seguridad hay dos niveles de acceso con sus respectivas llaves: una llave para acceder a los dispositivos de mantenimiento y otra llave para la recaudación.
Dispone de una app para ver en tiempo real el estado del cajón.

¿Cuál es el precio de un cajón inteligente?

Dependiendo del cajón inteligente y sus características, el precio puede ir desde 7500€ hasta más de 9500€ (impuestos a parte) lo que hace que la mayoría de nuestros clientes se decidan por un renting a la hora de la compra. Como vemos no es un producto económico pero son precios acordes a la tecnología que ellos incorporan. Es cierto que por todas las ventajas que hemos descrito anteriormente se produce un retorno de inversión en dinero y tiempo que dependiendo del volumen de ventas de tu negocio se producirá antes o después.

¿Merece la pena comprar un cajón inteligente de segunda mano?

Como solemos decir en estos casos «DEPENDE». Al igual que en nuestro artículo «merece la pena comprar un tpv de segunda mano» detallamos las bases mas importantes, para la compra de un cajón inteligente de cobro se podría decir que vamos a tener en cuenta algunos puntos comunes como:

Estado del cajón: Hay que tener en cuenta que estos dispositivos son electromecánicos por lo que es muy importante que tengan un buen mantenimiento de sus partes internas. Por ese motivo no es suficiente fijarse en su aspecto por fuera sino también por dentro,
Años de uso: Esta claro que cuanto mejor mantenimiento haya tenido el cajón más años de vida tendrá. Si es posible puedes consultar con la empresa que realiza los mantenimientos por su estado y años de uso.
Servicio técnico: Uno de los puntos más importantes es que haya cerca de tu zona un distribuidor autorizado para que te pueda dar una atención técnica más rápida que otro que se encuentre más lejos. Si compras un cajón inteligente por internet a una empresa que esta muy lejos y en tu zona no hay ninguna empresa que pueda hacer las reparaciones y mantenimientos no es una opción muy viable, ya que a diferencia de otros productos de menor tamaño, un cajón inteligente es muy voluminoso y el coste de envió a cualquier parte es elevado.

Nuestra recomendación es que te hagas con un cajón inteligente usado si tiene poco tiempo de uso (dos años o menos) y existe en tu zona un servicio técnico especializado. En otro caso no vemos recomendable la compra por mucho que te ahorres porque a la larga el coste será mayor.